Getting Things Done mit Outlook und iPhone / iPad: Sammeln und Erzeugen von Aufgaben

Wie mein Umfeld weiß und ich hier auch schon geschrieben habe, organisiere ich mich selber unter Nutzung des Getting Things Done Ansatzes von David Allen. Ich will hier in diesem Blog mal darstellen, wie das so im Einzelnen funktioniert. Für den ersten Artikel will ich mich mal auf das Sammeln konzentrieren und darstellen, wie die Dinge denn in das GTD System gelangen. In diesem Blog habe ich schon mal kurz beschrieben, wie ich es mache, das möchte ich nun etwas ausführlicher tun.

Getting things done oder GTD basiert auf zwei wesentlichen Annahmen:

  • Man braucht ein Vertrauensvolles System: Alles, aber auch wirklich alles muss in einem System gespeichert werden, damit das Unterbewusstsein loslassen kann und man sich nichts merken muss. D.h. jede Notiz, jede Aufgabe, kurz alles, was man sich merken möchte oder auf was man reagieren muss, kommt in eine “Inbox”. Wenn man es allerdings gleich erledigen kann, dann erledigt man es gleich. Eine magische Grenze dafür sind 2 min.
  • Man muss sich an einen Disziplinierter Workflow halten: Damit das System verlässlich ist, gehört ein disziplinierter Workflow dazu, an den man sich hält. Eine google-Suche nach “GTD workflow” findet in der Bilderkategorie viele Treffer. Nett und übersichtlich ist https://www.pinterest.com/pin/86483255321111271/

Der Workflow ist etwas, was man im Lauf der Zeit verinnerlicht und dann intuitiv anwendet, das Vertrauensvolle System hingegen ist sehr individuell. Für mich als Techie  heißt das, dass es natürlich die richtigen Tools und Geräte sein müssen. GTD selber ist “tool agnostic”, d.h. es ist für das System völlig egal, ob man Papier und Bleistift nimmt, oder eben elektronische Helferlein.

Sammeln

Ein System ist nur verlässlich, wenn alles darin landet. Dazu benutzt man eine oder mehrere Inboxen, in die man Dinge legt, oder in denen Dinge automatisch landen (wie z.B. E-Mail). Leider ist die Welt nicht rein digital, es gibt immer noch Papier und andere Dinge, so dass man ohne eine echte Inbox nicht klar kommt. D.h. auch bei mir steht eine solche auf den verschiedenen Schreibtischen, die ich regelmäßig benutze (eine zu Hause im Home Office und eine im Büro). Jeder, der etwas von mir will, muss mir also entweder eine Mail schreiben, oder etwas in die physikalische Inbox legen. Das ist für das Umfeld der Digitalos nicht schwer, die eigene Familie dahin zu bekommen ist allerdings nicht so einfach Zwinkerndes Smiley. Es gibt aber einige Tricks:

  • Notiz an mich selber: Wenn ich am Schreibtisch bin und jemand möchte was, dann schreibe ich das auf einen Zettel und packe es in die besagte Box. Da ich versuche, möglichst papierfrei zu leben, kommt das selten vor.
  • Sprachmemo an mich selber: Es wäre schön, wenn Spracherkennung schon so gut wäre, dass es wirklich in jeder Lebenslage funktioniert. So lange das noch nicht der Fall ist, benutze ich eine sehr schöne App für das iPhone, nämlich “Say it Mail it”. Diese tippt man einfach an, sie startet und fängt an direkt an, Audio aufzuzeichnen. Tippt man dann auf “Mail it” sendet einem die App per Mail an die vorkonfigurierte Adresse einfach eine Audiodatei. Diese landet – na wo wohl – in der Inbox des Mailprogramms
  • Direkt eine Aufgabe erfassen: Wenn ich direkt Arbeit bekomme (und es länger als 2 min dauert) erzeuge ich gleich eine Aufgabe im entsprechenden Tool (welche ich benutze kommt später) oder erzeuge eine Mail
  • Mail an mich selber: ich nutze – dazu später – ToodleDo.
  • Für Dinge, die ich mir nur merken möchte, die aber evtl. keine Aufgaben nach sich ziehen, nutze ich Evernote (auch wieder mit Browser-Erweiterung, Apps und mit Outlook-Addon).
  • Gelegentlich mache ich auch Fotos und sende mir diese per Mai

Sprachmemo

Das oben erwähnte “Say it Mail it” ist super simpel und hilft in vielen Situationen, bei denen man nicht die Zeit hat, alle Details zu erfassen, sondern in denen man sich nur schnell was merken will. Da man sein Smart Phone sowieso immer dabei hat

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    Say it Mail It- App

    Mail an mich selber

    Zu ToodleDo gehört (zumindest in der bezahlten Variante) eine personalisierte Mail-Adresse an die man einfach die Sache mailt. Dankenswerterweise kann man über die Subject-Zeile angeben, um was es sich handelt. Dazu habe ich mir einen Quickstep angelegt, der aus einer vorgefertigten Weiterleitung an die besagte ToodleDo-Adresse besteht und folgende Subject-Zeile hat:

    <Betreff> *Inbox >tomorrow #tomorrow @Notebook $Next Action ~30 min ^9:00am =10:00am :15min

    d.h. die Mail landet im Projekt Inbox, startet morgen, ist morgen fällig, muss im Kontext Notebook erledigt werden, und zwar als Nächstes (Nextaction), die Aufgabe startet um 9 Uhr, dauert bis 10 Uhr und nimmt 15min in Anspruch

    Durch entsprechende Synchronisationstools wird dafür gesorgt, dass entsprechende Alarme erzeugt werden.

    Direkt Aufgabe in ToodleDo erzeugen

    Tools zur direkten Erfassung von Aufgaben gibt es wie Sand am Meer, allerdings macht es natürlich am meisten Sinn, direkt die zu Toodledo gehörigen zu nehmen. D.h. ich erfasse Aufgaben, wenn ich die Zeit dazu habe, direkt in der ToodleDo-App auf dem iPhone oder iPad. Für den Desktop benutze ich Task Unifier. Leider wird das nicht weiter entwickelt, so dass ich mir wohl was anderes suchen muss.

    Seit kurzem benutze ich das GTD-Addon von Netcentrics, dazu werde ich aber mal einen ganzen Artikel schreiben, da das eine komplette GTD-Lösung ist.

    Fazit

    Wichtig an GTD ist, nichts zu vergessen und alles zu sammeln. Dazu muss man in jeder Lebenslage Aufgaben oder alles mögliche erfassen können. Da ich ein Mensch bin, der sich im Wesentlichen digital organisiert, sind das bei mir natürlich digitale Tools. Damit diese alle zusammen halten, nutze ich ToodleDo um die Sachen zwischen den verschiedenen Plattformen zusammen zu halten. Wie ich das genau mache, kommt allerdings in einen anderen Artikel.

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